Подписка на обновления
Популярно
Порядок формирования и состав личного дела работника

Формирование и состав личного дела работника


Трудовые ресурсы – наиболее важная составляющая деятельности любой компании. Поэтому и учет таких ресурсов должен осуществляться с соблюдением всех законодательных принципов и правил ведения кадрового документооборота.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 938-81-90 (Москва)

+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)

8 (800) 301-79-36 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Поскольку отдельного нормативно-правового акта, регламентирующего порядок создания, ведения, учета и хранения личных дел, не существует, возникает путаница и разночтения по данному поводу.

Что это такое

На основании пп. 95 п. 3.2.2. ГОСТа Р 7.0.8-2013, утвержденного Приказом Росстандарта № 1185-ст от 17 октября 2013 года, под делом понимается документ или совокупность документации, который (которая) относится к одному вопросу, помещенный (помещенная) в отдельно взятую папку.

Говоря проще, личное дело – это папка, в которой хранятся документы на сотрудника – начиная от начала его деятельности и заканчивая увольнением.

В случае, если бумаг много, то делается несколько папок. При этом каждая папка будет являться томом одного и того же личного дела.

Обязательно ли его вести

По состоянию на 2020 год обязанность по ведению личных дел возлагается только на государственные органы, в которых проходится государственная гражданская служба.

Указанная обязанность предусмотрена ч. 3 ст. 42 ФЗ № 79 от 27 июля 2004 года “О государственной…”. В этой же статье сделана отсылка на Указ Президента № 609 от 30 мая 2005 года “Об утверждении…” (далее – Указ), который более подробно регламентирует порядок открытия и ведения личных дел.

Для остальных организаций (в том числе, и для ИП, имеющих наемный персонал), указанная обязанность не регламентирована ни ТК РФ, ни прочими нормативными актами, в которых содержатся нормы трудового права. Поэтому такие организации (ИП) могут оформлять и вести личные дела по своему желанию.

На кого заводят

Поскольку действующим законодательством регламентирована обязанность вести личные дела только в отношении гражданских служащих, остальные компании (ИП) самостоятельно решают – заводить ли личные дела вообще, или заводить, но только в отношении отдельных категорий работников или индивидуально определенных лиц.

Соответствующие нормы о порядке формирования и составе личного дела работника руководителю фирмы следует закрепить в локальном документе. Как правило, это Положение о правилах создания, формирования и ведения личных дел.

В целях экономии времени и снижения нагрузки по кадровому документообороту, часть работодателей предпочитает осуществлять оформление дел лишь в отношении следующих категорий:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей, начальники структурных (обособленных) подразделений;
  • резерв кадров;
  • труженики, на которых возложена полная материально-финансовая ответственность;
  • ключевые специалисты и др.

Наиболее редко дела заводятся в отношении работников, занятых на должностях, не требующих особых знаний или квалификации – уборщица производственных и иных помещений, вахтер, гардеробщик, дворник и др.

Состав личного дела

Личное дело формируется согласно внутренним правилам компании, указанным в локальном нормативном акте.

В деловой среде принят следующий порядок:

  • в отношении каждого сотрудника – отдельная папка;
  • файлы и скоросшиватели используются редко – чаще всего, это именно папки;
  • дела толще 4 см формировать в одной папке нецелесообразно – лучше сделать несколько томов;
  • в деле могут находиться и оригиналы, и ксерокопии документации, при этом оригиналы наиболее важных бумаг в деле лучше не хранить;
  • хранение в одном деле 2-х или более экземпляров одного и того же документа не рекомендуется;
  • принцип комплектования дела документами – хронологический, то есть первыми в папке идут бумаги, оформленные раньше.

Порядок формирования

Личное дело трудящегося формируется при поступлении на работу и доукомплектовывается в процессе ведения трудовой деятельности. При увольнении работника дело подлежит закрытию.

При трудоустройстве

Дело состоит из 3-х групп документации. Разумеется, часть нижеуказанных документов может отсутствовать в личном деле в связи с характером трудовой деятельности. Например, копия приказа о полной финансовой ответственности не будет в деле у работника, который ее не несет.

При поступлении на работу в дело включаются следующие документы:

Документы, предоставленные тружеником при первичном поступлении на работу

 

Резюме или анкета
Диплом о высшем или среднем профессиональном образовании
Аттестат
Паспорт
СНИЛС
Свидетельство ИНН
Приписное свидетельство или военный билет
Справка об отсутствии судимости
Справка, подтверждающая прохождение медицинского осмотра
Заявление о приеме на работу
Приказ о приеме
Заключенный трудовой договор
Прочие документы

В процессе трудовой деятельности

В процессе трудовой деятельности дело доукомплектовывается следующими бумагами:

Документы, оформленные в процессе трудовой деятельности у данного работодателя

 

Различного рода квалификационные удостоверения
Водительское удостоверение
Свидетельство о заключении или аннулировании брачного союза
Свидетельства о рождении на всех детей
Должностная инструкция
Дополнительные соглашения к трудовому контракту
Договор о материальной ответственности
Акты о прохождении переаттестации
Сведения о плановых медосмотрах
Документы, подтверждающие ограничения при осуществлении трудовой деятельности (справка об инвалидности и др.)
Приказы о повышении, переводе, понижении, изменении названия должности и др.
Докладные, объяснительные, служебные записки
Приказы о наложении дисциплинарных взысканий и об их снятии
Трудовая книжка

После увольнения

После увольнения работника, в зависимости от конкретного основания, дело дополняется следующими бумагами и закрывается:

  • заявление на увольнение по своему волеизъявлению или соглашение сторон;
  • приказ об увольнении;
  • свидетельство о смерти и др.

Как правильно оформить и его образец

Оформление личного дела должно производить ответственное должностное лицо компании, наделенное доступом к персональным данным тружеников соответствующим приказом руководителя.

При поступлении на работу кадровик обязан взять папку, обложка которой будет служить титульником дела. Оформлять титульник следует согласно образцу, установленному Приложением 11 к Основным правилам… (утверждены Решением Росархива от 6 февраля 2002 года).

Согласно указанным положениям, на титульнике должны содержаться следующие сведения:

  • наименование работодателя;
  • структурное подразделение, где трудится работник;
  • табельный номер сотрудника, его ФИО;
  • дата начала работы.

Дата увольнения, срок хранения папки, а также количество листов указываются на титульнике после закрытия дела и его передачи в архив (см. далее).

В процессе трудовой деятельности в дело будут добавляться новые документы и изыматься старые. Для систематизации добавленных и изъятых документов рекомендуется вести опись.

Сроки

Нормативные сроки составления личного дела после приема гражданина на работу не регламентированы. Равно, как и сроки внесения копий новых документов или сроки изъятия старых в процессе ведения трудовой деятельности.

Хранение

На основании п. 23 Указа, личные дела, оформленные в отношении гражданских служащих, подлежат хранению в государственной структуре в течение 10 лет после дня увольнения гражданского служащего. По истечении 10-летнего срока дело передается в архив.

В остальных организациях передача личных дел после их закрытия должна состояться не позднее, чем через 3 года.

В самом архиве дела хранятся в соответствии со сроками, установленными в ст. 22.1. ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года “Об архивном…”:

Категория личного дела

Время хранения в архиве

Законченные делопроизводством до 1 января 2003 года 75 лет
Позднее 1 января 2003 года 50 лет

Кто имеет доступ

Работодатель обязан хранить личные дела в местах, исключающих вероятность доступа посторонних лиц, не имеющих соответствующего разрешения. Это может быть специальное помещение, в котором находятся сейфы или металлические шкафы, запирающиеся на замок.

На основании пп. “е” п. 5 Указа, государственным органам, в которых осуществляется гражданская служба, запрещается передавать персональные данные сотрудника, содержащиеся в его личном деле, третьим лицам без письменного согласия служащего.

В отношении иных организаций действует положение ст. 7 ФЗ № 152 от 27 июля 2006 года “О персональных…” – работодатель без согласия труженика обязан не допускать использование персональных данных иными лицами, кроме управомоченных на их использование (например, сотрудников кадровой службы).

Как закрыть

Закрытие осуществляется в день увольнения. Сотрудник кадровой службы (заверитель) при этом:

  • проверяет комплектность всех документов, их расположение в хронологическом порядке;
  • сверяет нумерацию листов;
  • делает последнюю запись на описи, где указывается число листов дела и листов самой описи;
  • подписывает опись и последнюю запись;
  • оформляет лист-заверитель, содержащий описание дела;
  • сшивает все бумаги;
  • на титульнике пишет дату закрытия дела и время хранения всей папки;
  • по истечении 3 лет дело передает в местный архив.

Итак, обязанность по ведению личных дел накладывается только на учреждения, где проходит гражданская служба. Остальные работодатели вправе сами выбрать – оформлять данный документ или нет.

Видео по теме:


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

© 2021 Юристам PRO